Cliente: Una Clínica
reconocida en Maracaibo. Áreas de Intervención: Gestión de Inventarios,
Administración de Farmacia y Gestión de Compras. Consultor a cargo: Ing.
Vinicio Zambrano.
Se aplicó la metodología S-M-R
(Situación – Metodología – Resultado)
🚨 La Situación (El Reto)
La Clínica enfrentaba un desafío
crítico en su "Cadena de Suministro Fase No 1", la cual abarcó la
Farmacia Principal y la Gestión de Compras. Tras realizar un diagnóstico
profundo, identificamos que la Clínica operaba a ciegas y sufría pérdidas
financieras silenciosas debido a:
- Descuadre total del inventario: Las
existencias físicas de los medicamentos y material médico-quirúrgico no
coincidían con el sistema (SIMACH), imposibilitando conocer la Valoración
real de la inversión.
- Fugas de capital por procesos informales:
Múltiples productos (Adhesivo, alcohol, guantes, algodón, kits de limpieza,
ampollas Anprolene, papel traza para esterilizar, entre otros) se
despachaban sin ser registrados en el sistema ni cargados a los pacientes,
generando mermas injustificables. Además, la clínica re-esterilizaba
insumos y vestimenta sin cobrar el costo de este proceso a los pacientes.
- Vulnerabilidad y desorganización en Almacén:
La Farmacia presentaba altos riesgos de seguridad en sus accesos y el
inventario estaba dividido en locales distantes (Farmacia y Proveeduría),
dificultando el control.
- Gestión de Compras empírica: El personal
realizaba procesos de compra manuales, fuera del sistema y sin indicadores
de gestión. Incluso, la misma persona que compraba era quien registraba la
entrada de la mercancía en el sistema, rompiendo los principios de control
interno.
⚙️ La Metodología (La Solución)
Para transformar este caos en un
sistema blindado y rentable, diseñamos un plan de Reingeniería integral
enfocado en tres pilares:
1. Depuración y
Sistematización Tecnológica:
- Se estructuró la limpieza absoluta de la base de
datos en el sistema SIMACH, eliminando códigos duplicados y productos
obsoletos. Se actualizaron las descripciones de todos los productos
activos del inventario y sus unidades de medida de compra y despacho.
- Se crearon Catálogos de Productos vinculados a su
Principio Activo, asociando las marcas comerciales más usadas como
referencia y entrenamiento al personal, de tal manera que su ubicación sea
más rápida y eficiente.
2. Reingeniería de Procesos y
Control Financiero:
- Se diseñó un flujo de trabajo donde el 100% de las
entradas y salidas debían procesarse al instante en el sistema mediante
cargos a pacientes, traslados entre farmacias o consumo interno.
- Se separaron las funciones logísticas: el personal
de Compras realiza la adquisición de todos los productos del inventario y
el personal de Farmacia recibe y audita físicamente la mercancía y
registra su recepción en el sistema SIMACH.
- Se propuso la creación de Estructuras de Costos
para recuperar el dinero en todos los servicios de la Clínica, entre ellos
la esterilización de insumos y equipos.
3. Optimización Física
(Layout) y Seguridad:
- Se planificó la instalación de Sistemas Modulares
de Gabinetes Cerrados para maximizar el espacio, o en su defecto, la
mejora de los estantes actuales.
- Se aprovechó al máximo el espacio en cada estante y
se identificaron todos los estantes y los productos con etiquetas con toda
su información.
- Se establecieron las Ubicaciones Principales y Alternas
de todos los productos y se incluyeron en el sistema SIMACH.
- Se incluyó la dotación de equipos de manejo de
materiales (carritos y cestas rodantes) para despachos seguros a las áreas
de Hospitalización, Pabellón y Cuidados intensivos.
📈 Los Resultados (El
Impacto)
La presentación del Diagnóstico
generó un impacto inmediato en la Alta Directiva de la Clínica, logrando la aprobación
inmediata para la ejecución de más del 90% de las recomendaciones
operativas y financieras propuestas.
- Freno a las pérdidas económicas: Al aprobarse el registro obligatorio de todas las salidas de productos de la Farmacia y la facturación de servicios de esterilización, la Clínica recuperó flujos de ingresos que antes se consideraban "mermas".
- Control Total del Inventario: Las entradas
por Ordenes de Compran se registran ahora directamente en la Farmacia al momento
de su recepción, impactando de forma positiva la disponibilidad de los
productos del inventario. Todas las salidas de Medicamentos e Insumos médicos
son registradas de inmediato en el sistema SIMACH. Esto garantiza un
Control del Inventario y permite conocer al instante la Valoración del
inventario (dinero invertido).
Se
establecieron los Parámetros para una reposición eficiente y oportuna del
Inventario. También se clasificaron todos los productos aplicando la teoría ABC.
Se realizó una
Toma Física total del inventario y se actualizó en el sistema SIMACH. Ahora la Clínica
conoce la Valoración de su inventario.
Se
establecieron las bases metodológicas para ejecutar un Programa cíclico de Toma
Física de Inventarios, garantizando un IRA (Inventory Record Accuracy) óptimo.
- Profesionalización del Equipo: Se aprobó el
entrenamiento intensivo en el sistema SIMACH, en Administración de
Almacenes y en Compras para todo el personal involucrado, transformando
una gestión empírica en una operación técnica y auditable.
- Se redactaron Manuales de Normas y Procedimientos
para controlar y regular que las mejoras efectuadas perduren en el tiempo
y puedan ser auditadas.
📊 Análisis de Datos: La
Radiografía del Inventario
Con los resultados obtenidos de
la Toma Física general y tras una depuración exhaustiva de la base de datos,
aplicamos análisis estadístico y descubrimos un escenario crítico de desbalance
financiero y operativo:
💊
Inventario de Medicamentos (646 renglones activos):
- Concentración de Capital (Efecto Pareto):
Detectamos que apenas 27 medicamentos (el 4.18% del total de renglones)
concentraban el 47.27% del valor total del inventario. ¡Casi la
mitad del dinero inmovilizado en una fracción mínima de productos!
- Quiebres de Stock: Encontramos 42
medicamentos (6.50%) con existencia física en cero (sin cobertura), un
riesgo altísimo para la operatividad médica.
💉
Insumos Médico-Quirúrgicos (493 renglones activos):
- Desbalance Financiero: Solo 24 insumos (el 4.87% del total) acaparaban el 49.74% de la valoración económica del área.
- Fallas de Cobertura: 73 insumos claves (14.81% del inventario) se encontraban en cero absoluto.
💡
El Impacto de este Hallazgo: Esta fase de la Reingeniería sacó a la luz
un grave desequilibrio. La clínica tenía excesos de presupuesto estancado en un
grupo muy reducido de productos, mientras sufría de "quiebres de
stock" invisibles en renglones que son vitales para la atención diaria de
los pacientes.
Con esta data
sobre la mesa, la Directiva dejó de comprar a ciegas y pudo reorientar su
presupuesto de adquisiciones de forma inteligente, estratégica y basada en el
Método ABC.
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