QUIENES SOMOS.
AGECINCA es una consultora que se dedica
al acompañamiento personalizado a pequeños y medianos emprendedores.
Nuestro
cliente ideal es un emprendedor que desea alcanzar el crecimiento de su empresa
y busca mejorar sus procesos para hacerla más eficiente y rentable.
Brindamos asesoramiento integral a
empresarios y directivos con el fin de ayudarles a simplificar la gestión
de su negocio, aumentar la rentabilidad y encontrar soluciones que les permitan
potenciar su crecimiento.
QUE OFRECEMOS
En AGECINCA ofrecemos un servicio
de consultoría completamente personalizado ajustado a la medida de los
requerimientos de su empresa, respaldada por profesionales con más de 30 años
de experiencia en las diferentes áreas que abarcamos.
Somos una nueva propuesta que busca acortar
distancias, brindar un asesoramiento personalizado a costos accesibles y mejorar la calidad y rentabilidad de su
empresa.
CADENA DE SUMINISTRO
En
el ámbito empresarial, Inventario es
una palabra que no nos es desconocida del todo, ha alcanzado una notoriedad muy
alta, hemos escuchado que debemos mantener niveles óptimos de inventarios, pero
¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se debe
mantener?
Si
se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa
a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario
"congelado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en
funciones más productivas de la organización. Además, el inventario
"congelado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre
el riesgo de dañarse.
Por
otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no
atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones,
reducción de ganancias y pérdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de
los clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones
del mercado.
El
inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales,
equipos y repuestos necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento, es
decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y
coherente dentro del proceso de atención al cliente y de esta forma afrontar la
demanda para cumplir con un servicio de calidad.
Además,
si no se tiene un control adecuado del inventario, esto puede generar pérdidas
cuantiosas a la empresa, ocasionado por el deterioro, vencimiento,
obsolescencia y/o extravío de los materiales o productos en el almacén, este
último con mayor frecuencia e incidencia en los últimos años en Venezuela, a
consecuencia de la gran escasez de alimentos, medicinas, insumos y repuestos
que sufre el país.
Ante
esta alarmante situación, la alta Gerencia de las empresas deben tomar acciones
contundentes para controlar sus inventarios de materia prima, insumos,
repuestos y productos terminados.
Es
por ello que a través de esta Asesoría Empresarial, deseamos ayudar al
empresario en esta titánica labor, para optimizar las actividades que se
realizan en los tres (03) Aspectos Fundamentales en el Control de la Cadena de
Suministro de las empresas, los cuales son:
1.- GESTIÓN DE
INVENTARIOS.
2.- ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENES.
3.- GESTIÓN DE
CONTRATACIONES.
Este
trabajo consiste en la revisión, análisis, diagnóstico y optimización (Reingeniería)
de las actividades y métodos de trabajo que su personal realiza cada día en la
atención a sus clientes desde estas áreas, con la finalidad de controlar el
proceso productivo, incrementar la calidad en los productos y/o servicios que prestan,
y a la vez reducir costos e incrementar la rentabilidad de su empresa.
Dicho
trabajo será realizado en cinco (5) fases:
Fase No 1: Revisión y Diagnóstico.
Fase No 2: Optimización de la Cadena de
Suministro.
Fase No 3: Depuración de la Base de
Datos. (Opcional)
Fase No 4: Manuales de Normas y Procedimientos.
Fase No 5: Logística y Coordinación
para la Toma Física de Inventarios.
1.- REVISIÓN Y
DIAGNOSTICO.
Inicialmente
se realizará una revisión de cada una de las actividades, métodos de trabajo,
espacios físicos y flujo de información que se producen en estas tres (3) áreas
para conocer sus fortalezas, debilidades y amenazas, para luego preparar un
diagnóstico completo que arroje las oportunidades de mejora que deban alcanzarse,
aplicando entre otras técnicas la metodología FODA.
Para
ello se necesita de su autorización para acceder a sus instalaciones, sitios de
trabajo, información en papel y sistema, etc., y por supuesto necesitamos de la
colaboración y disposición de su personal en el levantamiento primordial de
este diagnóstico. Se requiere la asignación de personal de su institución para
realizar esta actividad.
Una
vez culminado este trabajo, se presentarán los resultados y el plan de acción
que se desarrollará para reducir o eliminar las debilidades y amenazas detectadas
y alcanzar las oportunidades de mejora que se visualicen.
2.- OPTIMIZACION DE LA CADENA
DE SUMINISTRO.
Para
cubrir las debilidades, amenazas y oportunidades de mejoras que se detecten en
el Diagnóstico, a continuación se detallan cada una de las actividades
principales que se ofrecen y se desarrollarán para optimizar la Cadena de Suministro,
en las tres (3) áreas antes indicadas:
PROCESOS – PERSONAS – ESTRUCTURA FISICA
2.1.- GESTIÓN DE
INVENTARIOS.
a.- Revisar, ampliar y mejorar las
descripciones básicas de los productos contenidos en la Base de Datos de su sistema de
control de inventario.
b.- Establecer existencias Máximas, Mínimas
y los datos para la reposición óptima de cada producto.
c.- Revisar y/o establecer las Unidades
de Medida de Compra y de Despacho a cada producto.
d.- Revisar y/o establecer las Familias
de Productos por cada tipo de inventario.
e.- Revisar y optimizar el
proceso de Reposición del Inventario.
f.- Preparar recomendaciones generales.
g.- Redactar o actualizar el Manual de Normas y
Procedimientos para la Planificación y Control de los Inventarios acorde a las
políticas de la empresa.
2.2.- ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENES.
a.- Revisar y/o establecer las 3 áreas
físicas principales dentro de los almacenes: Recepción, Almacenamiento y
Despacho.
b.- Revisar las estanterías y dispositivos
de almacenamiento para determinar la idoneidad en cada caso.
c.- Revisar y optimizar la ubicación de
los productos dentro de los almacenes considerando: flujos y movimientos de
entrada y salida, criticidad, demanda, tamaños, fragilidad, temperatura,
costos, vencimiento, etc.
d.- Revisar y/o preparar las descripciones
y códigos de los productos ubicados en estanterías y dispositivos de
almacenamiento.
e.- Revisar y optimizar el proceso de
recepción y despacho de productos en el almacén.
f.- Preparar recomendaciones generales.
g.- Redactar o actualizar el Manual de Normas y Procedimientos
para la Administración de Almacenes acorde a las políticas de la empresa.
2.3.- GESTIÓN DE LAS
COMPRAS.
a.- Revisar y mejorar los expedientes y el proceso
en la Recepción
de las Solicitudes para reponer los inventarios a través de
compras.
b.- Revisar y mejorar Formatos, Documentos y
Métodos de Trabajos de los procesos de: Solicitudes de Cotización, Análisis de
las Ofertas, Decisión y Adjudicación del contrato (Orden de Compra), así como
la Delegación Financiera Vigente.
c.- Analizar y revisar las Órdenes de
Compras de productos de stock, tiempos de entrega prometidos, entregas
ejecutadas, calidad de los productos entregados, estadísticas de reclamos, etc.
d.- Optimizar el proceso de compras. Preparar recomendaciones generales.
e.- Redactar o actualizar el Manual de Normas y
Procedimientos para la Adquisición de Bienes en la reposición de los
inventarios acorde a las políticas de la empresa.
3.- DEPURACION DE
LAS BASES DE DATOS
La revisión, análisis y depuración de las Bases de Datos de
los Productos, se realizará con el objetivo de sincerarlos, eliminando los
repetidos, tomando decisiones sobre los productos obsoletos y manteniendo todos
los productos activos y de uso frecuente con sus respectivos historiales de
compras, despachos, precios y existencias.
De esta depuración crearemos el Catálogo de Productos el cual contempla código y
descripción mejorada. También
se incluirán las unidades de medida de compra y despacho, calcularemos los Parámetros
para una Reposición automática y ordenada que incluyen Máximos, Mínimos y Punto
de Reorden, se crearán las Familias de Productos y se establecerá la
Clasificación ABC para cada uno de ellos. Por último se determinarán las
Ubicaciones Físicas Principales y Alternas a cada producto.
4.- MANUALES DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.
En cada proceso (Gestión de Inventarios, Administración de
Almacenes y Compras), se analizarán los Manuales de Normas y Procedimientos en
caso de existir, para actualizarlos en función de la optimización realizada, y
si no existen estos Manuales, serán redactados incluyendo todo lo referente a
la reingeniería realizada.
Una vez realizada la reingeniería a todos los procesos
mencionados, se haya organizado la Farmacia o Almacén, se hayan identificado
todos los productos en sus estantes y locaciones, se hayan depurado las bases
de datos y completado el Catálogo de Productos, estarán dadas las condiciones
para realizar la Toma Física total del inventario.
Para ello ofrecemos desarrollar la Logística y Coordinación
para que esta Toma Física se realicen de forma exitosa.
Realizaremos las siguientes actividades:
.- Determinación del método de conteo más idóneo.
.- Conformar los grupos de conteo con el personal de la
Institución.
.- Fijar junto con la Alta Gerencia, la fecha para realizar
dicho conteo.
.- Determinar los pasos a realizar antes, durante y después
del conteo.
.- Dirigir los grupos de conteo y recibir de ellos las
listas con las tomas físicas realizadas.
.- Coordinar la revisión de los conteos y determinar la
confiabilidad de los mismos.
.- Coordinar el proceso de actualización de las existencias
físicas en el sistema.
.- Redactar y presentar un informe de la toma física realizada.
6.- RESUMEN DE LA
Para resumir
y como se explicó anteriormente, esta Asesoría Empresarial consta de cinco (5)
fases:
Fase No 1: Revisión y Diagnóstico.
Fase No 2: Optimización de la Cadena de Suministro.
Fase No 3: Depuración de la Base de Datos. (Opcional)
Fase No 4: Manuales de Normas y Procedimientos.
Fase No 5: Logística y Coordinación para la Toma Física de Inventarios.
El
cliente puede elegir el alcance de la Asesoría, es decir, puede contratar las
cinco (5) Fases o contratar por separado alguna(s) de ella(s), de acuerdo a sus
necesidades o situación financiera.
CONDICIONES
GENERALES PARA LA EJECUCIÓN DE LA ASESORÍA EMPRESARIAL.
1.- CONDICIONES PARA LA
1.1.- Para realizar el presente trabajo,
como se indicó anteriormente, se requiere la asignación de personal en cada
área perteneciente a su empresa, con disposición y disponibilidad para realizar
cada una de las actividades que se necesiten.
1.2.- Se requiere que permitan el acceso de
nuestro personal a todas las áreas, oficinas, documentos, información, etc, de
su empresa que el estudio demande.
1.3.- Se necesita que su personal facilite
la información, documentos, expedientes o cualquier actividad requerida, en el
menor tiempo posible una vez solicitada.
1.4.- Necesitamos de la colaboración y
disposición de su personal para en caso de requerirse, ellos puedan: movilizar
y reubicar estantes y dispositivos de almacenamiento, usar sus equipos,
herramientas y utensilios, desprender y/o colocar tarjetas o etiquetas de
identificación, pintar y/o borrar demarcaciones en piso, paredes, avisos, etc,
preparar carpetas, formatos, plantillas y expedientes en cada área, descargar,
revisar, analizar y depurar la información contenida en la Base de Datos de su
sistema informático, así como cualquier apoyo a nuestro personal para la
realización oportuna y eficiente de nuestro trabajo.
1.5.- Para la realización oportuna y
eficiente de esta Asesoría Empresarial, se requiere el apoyo y compromiso
incondicional de las Gerencias respectivas de cada área y de la Gerencia
General/ Presidencia de su empresa.
2.- TIEMPO DE
1.- La
Revisión y Diagnóstico se estiman realizarlo en 30 días calendarios y culminará con la entrega del Informe de
Resultados.
Una
vez realizado este diagnóstico se presentará a la Directiva de su empresa a
través del Informe de Resultados, y posteriormente se procederá a realizar la Optimización de la
Cadena de Suministro con el alcance presentado en cada una de las áreas
mencionadas.
2.- El
tiempo de ejecución de esta Optimización se estima en 60 días calendarios y culminará con la entrega del Informe de Resultados.
3.- La Depuración de la Base de
Datos se estima realizarla en 50 días
calendarios y culminará con la entrega del Catalogo de Productos en
digital, y su actualización en SIMACH.
4.- El tiempo de entrega de los
Manuales de Normas y Procedimientos se estima en 20 días calendarios, y comenzará su ejecución una vez finalizada
la Optimización de la Cadena de Suministro y consignado el Informe de
Resultados o en cualquier momento de la Asesoría de acuerdo a las condiciones y
avance del proyecto.
5.- La Logística y Coordinación
para la Toma Física del Inventario en Farmacia se estiman realizarla en 7 días calendarios y comenzará
su ejecución una vez finalizada la Optimización de la Cadena de Suministro y
consignado el Informe de Resultados.
En
estas fases, los tiempos de ejecución pueden disminuirse o extenderse y dependerán de la magnitud de la institución, de la complejidad de sus
procesos objeto de estudio, de la cantidad de personal que su institución
asigne para cada área, del tiempo de dedicación y de acuerdo a lo mencionado en
el punto “Condiciones para la Ejecución”.
Es
importante que su Empresa y Nosotros velemos por el cumplimiento de los tiempos de trabajo antes descritos en cada fase y procuremos su ejecución eficiente
para culminar en los tiempos previstos.
Cualquier
retraso en las actividades que realice su personal asignado a esta Asesoría o
suministro tardío de información o cualquier actitud de su personal que
ocasione a su vez la demora en la realización de alguna de nuestras actividades
del presente trabajo, o que implique un lapso de espera de tiempo innecesario
por parte de nuestro personal, ocasionará un recargo del 50% en el precio de
la fase afectada.
En
caso de superar estos tiempos de ejecución en cada etapa por causas imputables al cliente, y de requerirse horas adicionales para culminar este
trabajo, cada hora adicional será facturada de acuerdo a la tarifa por servicio
profesional establecida por AGECINCA
actualizada a la fecha.
3.- BENEFICIOS PARA EL
CLIENTE
Con
la realización de las actividades descritas en el Diagnóstico y en la Optimización
de la Cadena de Suministro en las áreas mencionadas, el cliente obtendrá una
serie de beneficios operacionales y administrativos en su empresa, que se
traducirán en mayor eficiencia y rentabilidad en el negocio, dentro de los
cuales se mencionan los siguientes:
3.1.-
Determinación de la
situación actual de la empresa en las áreas de Gestión de Inventarios,
Almacenes y Contrataciones.
3.2- Presentación de
las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de mejoras que la empresa
debe ejecutar en estas áreas.
3.3.-
Optimización de los
niveles de inventarios, lo cual se traduce en un mayor aprovechamiento del
activo circulante.
3.4.- Mayor
control en las existencias de los inventarios.
3.5.-
Reducción
significativa de las pérdidas, extravíos y daños de los productos ubicados en
los almacenes.
3.6.- Mayor eficiencia en las compras para
reponer los inventarios.
3.7.-
Mejoras
significativas en los métodos de trabajo de los empleados que laboran en la
Cadena de Suministro de su empresa, elevando así la eficiencia laboral en estas
áreas.
3.8.-
Orden, limpieza,
disposición y aprovechamiento óptimo de los espacios físicos de los almacenes.
3.9.-
Disponer de Manuales y
Normas de Procedimientos en estas tres (3) áreas importantes, permite obtener
entre otros los siguientes beneficios:
a.- Determina la responsabilidad de cada
puesto de trabajo y su relación con los demás en la empresa.
b.- Permiten una adecuada coordinación de
actividades a través de un flujo eficiente de la información.
c.- Describen de forma detallada las funciones de cada puesto de trabajo.
c.- Describen de forma detallada las funciones de cada puesto de trabajo.
d.- Facilita
las labores de supervisión y de auditorías.
e.- Es
de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro de la empresa.
f.- Facilita la elaboración de
Indicadores.
g.- Define las fuentes de aprobación y el grado de autoridad en los diferentes niveles organizativos.
g.- Define las fuentes de aprobación y el grado de autoridad en los diferentes niveles organizativos.
4.- PERFIL DEL ASESOR
La
presente asesoría empresarial será realizada por el Ingeniero Industrial
Vinicio Zambrano, egresado de la Universidad del Zulia en el año 1989, quien
cuenta con más de 35 años de experiencia laboral en la Cadena de Suministros,
con especializaciones en las áreas de Gestión de Inventarios, Administración de
Almacenes y Gestión de Contrataciones, donde acumuló más de 30 años de
experiencia en empresas prestadoras de servicio eléctrico.
Desempeño
cargos importantes en el sector eléctrico, tales como: Coordinador de las
Comisiones de Licitaciones, Jefe de Importaciones y Aduana, Gerente de
Administración de Almacenes, Gerente de Planificación y Control de Inventarios,
Gerente de Control de las Contrataciones, entre otros.
Asesoró
a una empresa prestadora de Servicio Hidrológico (Agua Potable) en las áreas de
Licitaciones y Contrataciones.
Es
Instructor y Facilitador en las áreas de Calidad, Control de Procesos, Licitaciones,
Comercio Internacional y Contrataciones.
Así
mismo, posee experiencia en reingeniería de la Cadena de Suministro en empresas
de Atención Médica (Clínicas y Hospitales), con lo cual les garantizamos un
trabajo de calidad que cubrirá sus expectativas y contribuirá con la
rentabilidad de su negocio.
Puedes
contactarnos a través de:
http://viniciozambranoc.blogspot.com/ (Blog)
Correo: vzambrano0601@hotmail.com y vzambrano0601@gmail.com
Correo: vzambrano0601@hotmail.com y vzambrano0601@gmail.com
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